영업·매출을 시트로 관리할 때 생기는 일

시트 한 장이 세 가지 일을 하고 있습니다

영업 시트는 대개 세 가지를 한꺼번에 담습니다. 지금 어디까지 진행됐는지(단계), 얼마를 받기로 했는지(계약), 실제로 들어왔는지(수금)입니다. 세 가지는 바뀌는 시점도 다르고 보는 사람도 다른데 같은 행에 들어 있습니다.

그래서 한 가지를 고치면 나머지가 어긋납니다. 계약 금액이 바뀌면 수금 예정도 바꿔야 하고, 단계가 넘어가면 누군가 날짜를 손으로 적어야 합니다. 빠뜨린 것은 월말에야 드러납니다.

실제로 생기는 일

• 어디까지 갔는지 사람에게 묻습니다. 시트에 적힌 단계와 실제 상황이 다를 수 있어서, 확실히 하려면 담당자에게 확인하게 됩니다.
• 월말에 두 장을 대조합니다. 계약 시트와 입금 내역을 맞춰 보는 일이 매달 반복됩니다. 이 작업은 가치를 만들지 않는데 시간이 가장 많이 듭니다.
• 이번 달 매출을 묻는 질문에 바로 답하지 못합니다. 시트를 열어 필터를 걸어야 답이 나오고, 그 답이 맞는지는 대조가 끝나야 압니다.

정리하는 순서

1. 01단계를 먼저 고정합니다문의·제안·협의·계약처럼 회사가 실제로 거치는 단계만 적습니다. 다섯 개를 넘으면 사람이 안 씁니다. 단계 이름은 누가 봐도 같은 뜻이어야 합니다.
2. 02금액과 수금을 분리합니다계약 금액과 실제 입금은 다른 사실입니다. 같은 칸에 두면 "받기로 한 돈"과 "받은 돈"이 섞여 매출이 부풀거나 빠집니다.
3. 03매출로 잡는 기준을 하나 정합니다계약 시점인지 수금 시점인지 정하고 바꾸지 않습니다. 둘을 섞어 쓰면 달마다 기준이 달라져 비교가 무의미해집니다.
4. 04집계를 손으로 하지 않게 만듭니다여기까지 정리되면 합계는 자동으로 나와야 합니다. 매달 사람이 더하고 있다면 정리가 덜 된 것입니다.

자주 막히는 지점

• 단계를 너무 잘게 나눕니다. 열 단계짜리 파이프라인은 두 달 안에 아무도 안 옮깁니다. 넘어간 사실이 기록될 만큼만 나눕니다.
• 과거 데이터를 전부 옮기려 합니다. 끝난 건까지 옮기다 보면 시작 자체가 밀립니다. 진행 중인 건과 열린 건만 먼저 옮기고, 끝난 건은 시트에 남겨 두어도 됩니다.
• 담당자별로 다르게 적습니다. 같은 단계를 사람마다 다른 시점에 넘기면 집계가 맞지 않습니다. 넘기는 기준을 한 줄로 합의해 두는 편이 낫습니다.

도구를 바꾸기 전에 먼저 할 일

위 네 단계는 시트에서도 할 수 있습니다. 단계 칸을 정리하고 금액과 수금을 나누는 것만으로 월말 대조가 줄어듭니다. 구조가 정리되지 않은 채 도구만 바꾸면 같은 문제가 새 도구에서 반복됩니다.

다만 집계를 여전히 사람이 하고 있다면 그때가 도구를 볼 시점입니다. 저희가 만든 8around E2E 는 의뢰를 단계별 칸으로 옮기고, 입금을 체크하면 그 달 매출로 잡히도록 해 두었습니다. 프로젝트와 인사도 같은 계정 안에 있습니다.

자주 묻는 질문

매출은 계약 시점과 수금 시점 중 언제로 잡아야 하나요?

회사가 하나를 정해 유지하는 것이 중요합니다. 현금 흐름을 보려면 수금 시점이 맞고, 영업 성과를 보려면 계약 시점이 맞습니다. 둘을 섞어 쓰면 달마다 기준이 달라져 비교가 되지 않습니다.

영업 단계는 몇 개가 적당한가요?

네다섯 개면 충분한 경우가 많습니다. 단계가 많을수록 정확해 보이지만, 옮기는 사람이 안 옮기면 오히려 실제와 더 멀어집니다. 넘어간 사실이 기록될 만큼만 나누는 편이 낫습니다.

지금 쓰는 시트의 과거 데이터는 어떻게 하나요?

전부 옮기지 않아도 됩니다. 진행 중인 건과 아직 열려 있는 건만 옮기면 바로 쓸 수 있습니다. 끝난 건은 시트에 그대로 두고 필요할 때 찾아보는 쪽이 시작을 앞당깁니다.