10명이 넘어가면 생기는 일

왜 10명 언저리에서 바뀌나

한 사람이 모두와 매일 대화할 수 없게 되기 때문입니다. 대여섯 명일 때는 누가 무엇을 하는지 자연히 알지만, 열 명을 넘으면 같은 정보를 두세 번 옮겨야 하고 그 과정에서 빠지는 사람이 생깁니다.

그러면 정보가 사람에게 묶입니다. "그건 OO한테 물어봐"가 늘어나고, 그 사람이 자리를 비우면 일이 멈춥니다. 이 시점에 체계를 만들지 않으면 사람을 더 뽑아도 속도가 붙지 않습니다.

실제로 생기는 일

• 누가 승인하는지가 애매합니다. 연차든 지출이든 "대표님께 말씀드렸어요"로 끝나고, 나중에 누가 언제 승인했는지 확인할 수 없습니다.
• 같은 결정을 두 번 합니다. 지난달에 정한 것을 기억하는 사람이 자리에 없어서 다시 논의합니다.
• 새로 온 사람이 두 달을 헤맵니다. 문서가 아니라 사람에게 물어야만 알 수 있는 것이 많기 때문입니다.

먼저 정할 세 가지

1. 01역할을 적습니다직급이 아니라 **무엇을 결정하는 사람인지**를 적습니다. "김OO — 프로젝트 일정과 인력 배치를 결정" 처럼 한 줄이면 됩니다. 조직도보다 이게 먼저입니다.
2. 02승인선을 정합니다연차·지출·계약처럼 승인이 필요한 일마다 **누가 승인하는지**를 하나씩 정합니다. 금액 구간으로 나누면 대표에게 몰리는 것을 막을 수 있습니다.
3. 03기록 위치를 하나로 모읍니다결정과 승인이 **어디에 남는지**를 정합니다. 메신저 대화는 이틀 뒤에 찾을 수 없으므로 기록 위치로 쓰지 않습니다.
4. 04한 번에 다 만들지 않습니다규정집을 쓰려 하면 시작도 못 합니다. 지금 가장 자주 막히는 것 하나부터 정하고, 그게 돌아가면 다음을 얹습니다.

자주 막히는 지점

• 체계를 만들면 느려진다고 걱정합니다. 느려지는 것은 승인 단계가 많을 때고, 승인자가 정해지지 않은 상태가 더 느립니다. 누구에게 물어야 할지 찾는 시간이 승인보다 오래 걸립니다.
• 대표가 모든 승인에 들어갑니다. 처음에는 자연스럽지만 곧 대표가 병목이 됩니다. 금액이나 종류로 구간을 나눠 위임하는 편이 낫습니다.
• 규정만 만들고 기록은 안 남깁니다. 정해 두고 실제로는 메신저로 처리하면 없는 것과 같습니다. 기록이 남는 경로로 하는 것이 규정의 절반입니다.

도구가 필요해지는 시점

위 세 가지는 문서로도 정할 수 있습니다. 실제로 처음에는 문서가 빠릅니다. 도구가 필요해지는 것은 정한 것을 지키고 있는지 확인해야 할 때입니다 — 누가 언제 승인했는지, 이번 달에 몇 건이 밀렸는지를 사람이 세고 있다면 그때입니다.

저희가 만든 8around E2E 는 회사·팀·직책 계층과 화면 단위 권한을 관리자 콘솔에서 다루고, 연차와 구매는 신청할 때 결재자를 지정해 누가 언제 승인했는지가 건마다 남습니다. 프로젝트와 영업·매출도 같은 계정 안에 있습니다.

자주 묻는 질문

몇 명부터 관리 체계가 필요한가요?

인원보다 신호를 보는 편이 낫습니다. "그건 OO한테 물어봐"가 늘어나거나, 지난달에 정한 것을 다시 논의하고 있다면 그때입니다. 대개 10명 언저리에서 나타나지만 업무 종류에 따라 다릅니다.

규정을 먼저 다 만들어야 하나요?

아닙니다. 규정집을 쓰려 하면 시작을 못 합니다. 지금 가장 자주 막히는 것 하나(대개 승인선)부터 정하고, 그게 돌아가면 다음을 얹는 편이 빠릅니다.

체계를 만들면 의사결정이 느려지지 않나요?

승인 단계를 많이 만들면 느려집니다. 다만 승인자가 정해지지 않은 상태가 더 느립니다 — 누구에게 물어야 할지 찾는 시간이 승인 자체보다 오래 걸리는 경우가 많습니다. 단계를 줄이고 위임 구간을 두는 것이 요령입니다.